7 Passos Fundamentais para Implantação da Nota Fiscal Eletrônica

By Roberto Dias Duarte | março 29, 2009

Preparei um pequeno guia para orientar quem está obrigado a emitir Nota Fiscal Eletrônica e não sabe por onde começar. Negligenciar qualquer um dos pontos abaixo pode significar prejuízos enormes. A maioria das empresas que deixaram de observar tais aspectos teve problemas graves. Deixo claro que esse guia não esgota todo o tema, mas já é um bom começo.

Primeiro Passo: Nivelamento conceitual

As explicações sobre o que é NF-e, histórico do projeto NF-e, benefícios, legislação são muito importantes. Recomendo, como primeiro passo, um nivelamento conceitual para diretores, gerentes e funcionários chave de todas as áreas envolvidas na implantação de NF-e na empresa. Participem de palestras, cursos e a leiam o material disponível em sites como por exemplo o oficial da NF-e (http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal), meu blog (www.robertodiasduarte.com.br), a Comunidade SPED Brasil (http://spedbrasil.ning.com/), o blog do José Adriano Pinto (www.japs.com.br). E leiam o livro “Big Brother Fiscal na Era do Conhecimento”.

Tenham sempre em mente que não existe ninguém que possa afirmar que sabe tudo sobre o SPED. O tema abrange conhecimentos multi-disciplinares: contabilidade, direito, área fiscal, tecnologia, gestão, entre outros. Não é possível que alguém domine todos esses conhecimentos no nível de profundidade suficiente para falar “eu sei tudo sobre o SPED!”. Portanto, ter acesso a visões diferentes sobre o tema é muito enriquecedor.

Segundo Passo: Encare a implantação de NF-e como um projeto de gestão e não apenas algo restrito àrea fiscal.

“Um projeto é um empreendimento temporário com o objetivo de criar um produto ou serviço único. Temporário significa que cada projeto tem um começo e um fim bem definidos. Único significa que o produto ou serviço produzido é de alguma forma diferente de todos os outros produtos ou serviços semelhantes.”

Guia PMBOK® – Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos – Terceira Edição

Implantar NF-e em uma organização é, com certeza, um esforço temporário e único com objetivo de modificar processos em diversos departamentos. Dessa forma, encarar esse esforço como um projeto já é um bom começo.

Além disso, o sucesso de um projeto de NF-e pode ser medido através de diversas variáveis: prazo, custo, retorno sobre investimento, payback. Claro que isso só é possível ao considerar que é possível reduzir custos ou aumentar receitas com a implantação da NF-e.

Enfim, gerencie o projeto equilibrando escopo, tempo, custo e qualidade.

Podemos considerar que a qualidade de um projeto é definida pelas três variáveis: escopo, tempo e custo. Dessa forma, o sucesso de um projeto está relacionado com a definição e a gestão das mudanças em qualquer uma dessas variáveis equilibrando-as para atender às expectativas dos envolvidos.

“Cada projeto, independente do que estiver produzindo ou quem esteja fazendo o trabalho, é afetado pela tríplice restrição de tempo, escopo, e custo.

(…)

Quando você efetua uma mudança em uma das restrições, as outras duas também serão afetadas”.

Greene, Jennifer & Stellmann, Andrew, Use a Cabeça PMP

Terceiro Passo: Descubra quem será afetado pela NF-e e quais as suas expectativas.

O empresário, em geral, estão preocupados em manter a empresa lucrativa e competitiva com o menor custo possível. Diretores, gerentes e funcionários da empresa estão comprometidos com suas próprias metas: produção, vendas, atendimento, finanças, etc. Mas como cada um deles é afetado positivamente ou negativamente pela NF-e?

Contabilidade: Procedimentos contábeis poderão ser automatizados através da escrituração eletrônica do arquivo eletrônico (XML) da NF-e.

Fiscal: Processos fiscais permeam toda organização, não estão mais restritos a um departamento. É isso mesmo. O risco fiscal nasce no cadastro do cliente e do produto e segue toda a cadeia de processos até o despacho da mercadoria. Além, é claro, do recebimento de insumos dos fornecedores.

Vendas: Cadastros de clientes passam a ter enorme importância no mundo da NF-e. Riscos fiscais e tecnológicos podem impedir ou adiar operações de vendas. Portanto o compromisso de participação das lideranças e funcionários dessa área é imprescindível.

Compras: Cadastrado de fornecedores atualizados são essenciais. A recepção de materiais comprados pode ser comprometidas por problemas com a documentação do fornecedor.

Logística: Tanto o despacho quanto a recepção de mercadorias sofrem alterações significativas nos procedimentos. Em alguns casos é onde podemos perceber os maiores riscos e oportunidades de ganhos. Quanto maior o uso de troca de documentos eletrônicos entre clientes e fornecedores, maior a probabilidade de redução de riscos e custos.

Faturamento: Uma das áreas mais críticas no caso de emissão de notas eletrônicas. É no faturamento que ocorre a “hora da verdade”. Cadastro de cliente, materiais, classificações fiscais, enquadramentos tributários, planos de contingência, capacitação, suporte, são fatores que, caso não estejam bem resolvidos, poderão adiar , impedir ou encarecer os processos de faturamento.

Marketing: O envolvimento dessa área da empresa ajuda na adaptação de funcionários, clientes, fornecedores e prestadores de serviços. Um bom plano de comunicação pode minimizar problemas e resistências.
Finanças: O sucesso financeiro do projeto pode ser mensurado pela redução de custos decorrentes da melhoria e automação de processos e redução de riscos e problemas.

Tecnologia: Imprescindível o comprometimento das áreas tecnológicas: infra-estrutura de equipamentos, sistemas e comunicação formam o alicerce do projeto.

Produção: Em geral, são os principais responsáveis pela manutenção dos cadastros de insumos, materiais e produtos.

Auditoria: Tem por objetivo averiguar se o projeto foi implementado com eficácia e se está em conformidade com os objetivos empresariais, fiscais, contábeis.

Quarto Passo: Analise e defina as questões fundamentais do projeto.

Emissão centralizada ou distribuída. A emissão da NF-e, por ser um processo digital, poderá ser feita através de uma central de emissão ou distribuída pelas filiais. Essa análise deve considerar custos, tecnologia, disponibilidade de pessoal, criticidade do processo, entre outros.

Selecionar o software coerente com os requisitos e expectativas dos envolvidos no projeto. Em se tratando de tecnologia, o que sobra prejudica, custa, complica e atrasa. Por outro lado, o que falta, também prejudica, custa, complica e atrasa. Assim, a decisão sobre comprar, alugar, desenvolver um software ou usar o gratuíto é das mais importantes.

Estrutura da plataforma tecnológica. Cada fator tecnológico deve ser analisado em função das expectativas dos envolvidos no projeto mantendo a relação custo/benefício compatível com o escopo inicial e com o software selecionado: estrutura de servidores, Internet, proteções contra invasões e vírus, armazenamento de dados, impressão de documentos, Backup, políticas de segurança de acesso a dados e ao sistema, entre outros.

Tipo de Certificado Digital. É um requisito tecnológico e jurídico essencial para emissão de NF-e. Contudo, se você deve usar do tipo A1 ou A3, e-CNPJ, e-NFe ou e-Servidor, depende do software escolhido e das políticas de segurança de sua empresa. Não tente fazer “economia” nesse item. Os riscos envolvidos são sérios demais para qualquer tamanho de empresa.

Quinto Passo: Defina e implemente formas de contingência.

Não descuide desse item. A única certeza que tenho com relação à tecnologia é que ela falha, cedo ou tarde. Em geral, mais cedo que imaginávamos e na pior hora possível.

Há três formas básicas de contingência oficial: SCAN, Formulários de Segurança e DPEC.

Além delas, recomendo fortemente que haja o planejamento de outras formas de contingência:

• uso alternativo do software gratuíto da SEFAZ/SP;
• uso de redundâncias de conexões Internet, servidores e, até mesmo de centrais de emissão de NF-e.

Gosto muito do ditado: “seguro morreu de velho”, mas obviamente devem ser consideradas as expectativas e requisitos do projeto.

Sexto Passo: Não deixe para última hora.

Seja realista. As especificações técnicas e legais sobre a Nota Fiscal Eletrônica mudam em uma velocidade maior que você pode imaginar.

Além disso, “você aprende mais e mais sobre um projeto à medida que ele avança. Quando você começa, você tem metas e um plano mas sempre há novas informações para combinar em como o seu projeto avança e você está sempre tendo que tomar decisões para se manter no caminho certo. Enquanto você dá o seu melhor para planejar tudo que irá acontecer, você sabe que você irá aprender mais sobre o andamento de seu projeto.”

Greene, Jennifer & Stellmann, Andrew, Use a Cabeça PMP

Ou seja, problemas não previstos surgirão. Pode acreditar.

“Barrigar” o projeto de NF-e acreditando em um adiamento do cronograma oficial irá comprometer alguma variável: custo, prazo, escopo ou qualidade.

Sétimo Passo: Melhore sempre. Evolua.

A NF-e está evoluindo. Já estamos vivenciando o piloto da NF-e de Segunda Geração, onde as autoridades fiscais procuram rastrear os eventos do ciclo de vida do documento fiscal: saída, recebimento, devolução, cancelamento, correção, importação, exportação, entre outros.

O Big Brother Fiscal está sendo aprimorado.

Segundo o Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário – IBTP, em cinco anos chegaremos a um dos menores patamares de sonegação fiscal na América Latina. Em 10 aos, a previsão é que esse índice se torne compatível com os países desenvolvidos.

E você? Vai ficar parado?

Fonte: http://www.robertodiasduarte.com.br/

Empresas correm contra o tempo para se adequar ao Sped

Victor Hugo Cardoso Alves

As cerca de 29 mil empresas que terão de estar prontas em setembro para começar a operar com o Sped Fiscal, sigla para Sistema Público de Escrituração Fiscal Digital, ainda estão correndo contra o tempo para se adequar à nova exigência da Receita Federal. Inicialmente previsto para passar a vigorar em 31 de maio, o Sped Fiscal teve o prazo de implantação prorrogado pelo órgão e mesmo assim parece que não será suficiente. Segundo especialistas, muitas empresas não conseguirão se adequar às novas regras dentro do novo período estabelecido.

O sistema, que vem sendo gestado pela Receita há mais de quatro anos, promete de simplificar a burocracia tributária graças à digitalização das informações trocadas entre empresas e Receita. Em vez de emitir notas fiscais em papel, os contribuintes usarão notas fiscais eletrônicas, que não têm mais de ser impressas em quatro vias e armazenadas por cinco anos para uma eventual fiscalização.

Segundo estudo da Deloitte, divulgado em junho, apesar de o prazo para entrega dos arquivos do Sped Fiscal ao Fisco se encerrar no dia 30 de setembro, muitas empresas ainda estão na fase inicial ou ainda não iniciaram a implantação do sistema. De acordo com o levantamento da consultoria, cerca de 80% das empresas consultadas estão obrigadas a entregar os documentos até o fim do mês, mas cerca de 27% ainda não estão com os processos totalmente implantados.

O estudo da Deloitte revela, ainda, que quase um quarto das empresas obrigadas a entregar o Sped Fiscal está em estágio inicial ou ainda não iniciou o projeto. Quando o assunto é Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o estudo revelou que 14,6% das empresas que precisam se adequar até 30 de setembro ainda estão em fase inicial de implantação do projeto. Entre os principais empecilhos citados pelas companhias, 48,8% disseram não estar totalmente seguras quanto à qualidade das informações geradas pelo sistema e devem fazer uma análise, monitoramento e eventual ajuste de seu sistema. Já 34% das empresas declararam não ter segurança de que todas as informações contidas em seus sistemas de gestão empresarial (ERPs) serão migradas adequadamente para o Sped.

Carolina Velloso Verginelli, gerente da área de consultoria tributária da Deloitte, aponta que é bastante provável que algumas empresas não consigam se adequar a tempo. Segundo ela, uma das barreiras para as pequenas e médias empresas pode ser a falta de recursos financeiros para realizar os investimentos necessários para se adaptarem ao novo sistema. “A maioria das empresas já está em estágio de implantação, mas algumas ainda nem começaram. No período em que estamos, as empresas já perceberam que não vai mais haver prorrogação do prazo e agora têm corrido atrás do tempo perdido para atender às novas exigências. Mas será difícil conseguirem”, avalia Carolina.

Na visão de Marco Zanini, presidente da NFe do Brasil, empresa do grupo TBA, que atua no fornecimento de software e soluções para nota fiscal eletrônica (NF-e), muitas organizações, principalmente as pequenas e médias, estão mal informadas sobre o assunto e ainda têm muitas dúvidas em relação aos projetos de Sped Fiscal e NF-e. “Diversas companhias nem compraram o certificado digital e já querem implantar NF-e. A maioria nem sabia que era necessário ter o certificado digital antes de implantar o sistema. Muitas também não entenderam como funciona o projeto”, explica o executivo.

Com base nesse cenário, Zanini avalia que cerca de 50% das companhias que serão obrigadas a se adequar até 30 de setembro não terão finalizado o seu processo de implantação do Sped Fiscal estarão em inconformidade com as novas exigências no período. “Acredito que vai levar até o fim deste ano para todas as empresas estarem de acordo com as normas”, observa.

O presidente do NFe do Brasil revela que a empresa recebeu grande demanda de consultas sobre projetos entre o fim de julho e o início de agosto. “O volume de consulta de empresas às nossas soluções quase que dobrou nos últimos quinze dias”, afirma Zanini.

Paulo Eduardo Brugugnoli, diretor de negócios grupo Assa, empresa de consultoria e outsourcing de aplicações, frisa que muitas empresas descobriram da noite para o dia que deveriam estar adequadas ao Sped Fiscal e a NF-e em setembro. Porém, segundo o executivo, como o tempo de implantação de NF-e demora, em média, cerca de um mês e meio, não haverá tempo hábil para elas terminarem o projeto. “O Sped Fiscal é um pouco mais simples, pois não precisa de comunicação com as Secretarias de Fazenda dos estados (Sefaz). Para NF-e, por exemplo, as empresas que faturam em mais de um estado, deverão comprar um certificado digital para cada localidade, já que a comunicação com cada Sefaz pode seguir formatos diferentes”, salienta.

O executivo comenta que esse problema foi encontrado nas pequenas e médias empresas, já que as grandes começaram os processos de implantação do Sped Fiscal e NF-e dentro de prazo aceitáveis para ser finalizado dentro do previsto. Brugugnoli observa que as consultas recebidas de empresas sobre Sped Fiscal e NF-e cresceram cerca de 50% em julho.

Segundo Zanini, da NFe do Brasil, um dos motivos que fez diversas empresas buscarem no último momento a ajuda para os projetos de NF-e foi o fato de que algumas pensavam que seus ERPs já forneciam a NF-e integrada ao sistema. “Mas o que realmente os ERPs estão entregando são os arquivos de layout. Eles não englobam o sistema de comunicação com as Sefaz e só fornecem a abertura de arquivo XML, o que facilita a implantação do projeto, mas não garante o funcionamento do sistema de NF-e por si só”, analisa.

De acordo com Carolina, da Deloitte, as empresas obrigadas se adequar ao sistema de NF-e até o fim dezembro e que não estiverem de acordo com as exigências terão sérios problemas de manter a sua atividade normal. “A empresa que não estiver adequada não conseguirá emitir nota fiscal. A partir de setembro, ou é eletrônica ou nada. Isso prejudicará suas atividades, porque não conseguirão faturar”, ressalta a consultora, acrescentando que em relação ao Sped Fiscal aquelas que não se ajustarem às exigências terão de pagar multa.

Sistema digital pode aliviar carga tributária

Patrícia Acioli

SÃO PAULO - Em época de queda da arrecadação tributária federal, o governo tem uma arma para elevar o total obtido com impostos sem precisar mexer em alíquotas: lançada em 2007, no âmbito do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC), a implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) deve aumentar a arrecadação dos municípios, estados e União. O patamar de elevação da arrecadação ainda é incerto, há quem aposte que a eficiência tributária poderá levar a um incremento de até 30%.



"O índice de sonegação não é conhecido claramente, portanto não dá para identificar o quanto é possível crescer em receita. Vai levar tempo para esse efeito aparecer", explica Amir Khair, especialista em Contas Públicas. Segundo ele, porém, não há dúvidas de que o cruzamento de informações entre as Receitas irá pegar muito sonegador. "Como consequência do aumento da eficiência, o passo seguinte é a diminuição de alíquota", explica Khair. Há de fato o sentimentos entre os empresários, de que a reestruturação do fisco abra espaço para redução de carga tributária.



A primeira fase do projeto do Sped, que envolve a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o Sped Contábil e Sped Fiscal, deve ser finalizada em 2010. Até lá, as empresas têm algumas etapas a cumprir. Termina no dia 30 deste mês, por exemplo, o prazo para cerca de 28 mil empresas entregarem os arquivos de Escrituração Fiscal Digital (EFD) referente ao período de janeiro a agosto. A partir de então, essa obrigação se torna recorrente.



Marcelo Simões, especialista fiscal e tributário da Aliz Inteligência Sustentável, acha pouco provável a possibilidade do fisco prorrogar mais uma vez a entrega dos arquivos do Sped Fiscal - o prazo que era maio, acabou estendido até setembro. "Essa chance está quase descartada porque a grande maioria das empresas já se adaptou, o que é um bom indicador do projeto", afirma Simões.



No caso do Sped Contábil, a entrega dos arquivos foi concluída em 30 de junho. Segundo informou a Receita Federal, o recebimento alcançou quase 90% das empresas incluídas nesta obrigação acessória. " O ambiente de recepção e processamento do Sped recebeu 43.705 arquivos de 7154 contribuintes. Este número representa cerca de 90% das empresas obrigadas ao Sped Contábil. (...) o espaço disponibilizado para recepção dos arquivos foi ampliado para facilitar o recebimento dos dados. A utilização do sistema permaneceu dentro da margem de limite esperado e somente no último dia foram recepcionados 14.657 arquivos".



Quando finalizado a implantação do Sped, outras obrigações serão incluídas em novas etapas do projeto. Exemplo disso, segundo o executivo da Aliz, é a 'e-social', que vai substituir o atual arquivo da Previdência (Manad), além da nota fiscal eletrônica de serviço. "É uma reestruturação fatiada", frisa Simões. "Sabemos que o Sped é um investimento inicial, que não é barato, mas o resultado é direto", afirma Julio Gabriolli, sócio diretor da Aliz. Ele explica que neste caso vale a máxima do custo/benefício. "O Sped é mais que a implantação de um software, alia uma série de outros processos dentro das empresas, o sistema permite controlar melhor o nível de detalhamento e diminuir os riscos de um pagamento indevido de tributo, por exemplo. Nessa caso, a eficiência diminuiu custos", destaca.



A reestruturação do fisco, segundo Gabriolli, força as empresas a um processo de modernização e racionalização que tem como resultado também economia - a premissa do Sped é a modernização da sistemática do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores. Uma das intenções do governo era de que Sped proporcionasse melhor ambiente de negócios para o País. "Para o governo, o sistema traz maior visibilidade para estrutura arrecadatória. Essa reestruturação será palanque para muito candidato", diz Alberto Freitas, diretor geral da Signature South Consulting.



O retorno da ação do fisco chegará a todas as esferas de governo. É o caso da obrigatoriedade de emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Este mês, mais 54 segmentos passarão a fazer parte em âmbito nacional do conjunto de setores sujeitos a esta obrigatoriedade. A implantação começou em abril de 2008 e segundo João Marcos Winand, diretor-adjunto da Diretoria Executiva de Administração Tributária da Secretaria da Fazenda de São Paulo, hoje a NF-e já é parte dos negócios de uma empresa. A nota funciona como um instrumento fiscal que antecipa uma fraude. "As regras do sistema coíbem ilícitos", diz João Winand.

Fonte:
http://www.dci.com.br/