Como se preparar para a escrituração informatizada?

Esse é o novo desafio das pequenas e médias empresas na hora de prestar contas

Editado por Priscila Zuini, de Exame.com

Quais impostos as empresas de e-commerce devem pagar?
Respondido por Alexandre Galhardo, especialista em tributos

São Paulo – No passado os dados processados pelas empresas eram checados pelo Fisco, mas com os sistemas todos informatizados, como prevê o Sped (Sistema Público de Escrituração Digital), haverá cruzamento e compartilhamento de todos os dados de uma forma muito mais automática e conseqüentemente as empresa correm muito mais risco de serem autuadas em função de erros de processamento de informações.

Por isso, é preciso que os pequenos negócios entendem não só como incluir as informações solicitadas no novo sistema, mas sim como esses dados serão apurados. O primeiro passo para se adaptar à nova realidade da escrituração informatizada é entender profundamente o modelo Sped.

O Sped tem com um dos objetivos a aceleração e identificação de ilícitos tributários nas informações, gerando uma fiscalização mais efetiva nas operações como o cruzamento de dados e auditoria eletrônica visando diminuir esquemas de fraudes ocorridas nos sistemas convencionais.

O problema é que muitos negócios não têm processos claros para fazer essas modificações. Por isso, faça uma reavaliação dos sistemas e processos internos usados na empresa para identificar possíveis brechas e falhas.

Será necessário ainda adequar pessoas, processos e sistemas informatizados através de investimento em treinamento de pessoal e tecnologia. O custo deste investimento para a adaptação das empresas vai de R$ 50 mil a R$ 100 mil, dependendo do tamanho do negócio.

Para evitar dor de cabeça com a receita no futuro, faça uma auditoria prévia para começar os processos sem contingências. Por fim, modele um novo fluxo operacional. Quem não se antecipar e deixar para a última hora terá sérios problemas pelo fato das multas serem elevadas e proporcionais ao faturamento das empresas.

Alexandre Galhardo é especialista em gestão fiscal-tributária e articulista do site www.seuconsultorfiscal.com.br.

Receita deve liberar retificação do Sped Contábil

por Adriele Marchesini Financial Web

10/07/2009

Conforme o Fisco, facilidade não estará disponível para as escrituração já autenticadas, as em análise, ou que foram indeferidas

A Receita Federal informou na quarta-feira (08) que deve colocar em produção na próxima semana uma atualização do programa para envio da Escrituração Contábil Digital (Sped Contábil), permitindo que documentos possam ser retificados. O anúncio vem uma semana depois de acabar o prazo para a entrega dos documentos. Conforme o supervisor-geral do Sped, Carlos Sussumu Oda, a facilidade não estará disponível para as escriturações já autenticadas, as em análise, ou as que tiveram autenticação indeferida pelas Juntas Comerciais. A reportagem havia contatado a Receita Federal para comentar a retificação das informações enviadas pelo Sped Contábil. De acordo com pesquisa divulgada recentemente pela Deloitte, quase 34% das empresas declararam que não têm certeza se todas as informações dos seus sistemas de gestão empresarial (ERPs) serão integradas corretamente ao Sped. Durante a entrevista, Sussumu explicou que, pela forma como o sistema havia sido elaborado, não havia possibilidade de retificar os dados. A principal dúvida dos leitores do FinancialWeb era se um reenvio dos dados, após o fim do prazo, implicaria na incidência de multa por atraso, que é de R$ 5 mil ao mês. "São duas coisas distintas: se a pessoa autentica o livro na junta, está sujeita aos procedimentos da junta comercial. Outra coisa é encaminhar os livros contábeis para a Receita, onde utiliza de um ambiente próprio para fazer a autenticação na Junta Comercial e tem a obrigação acessória de encaminhar os livros para a Receita Federal [via Sped Contábil]", disse. "Não está passível de multa. Se a junta exigir alguma coisa para ela, vai fazer novamente", havia comentado. Poucos minutos depois, Sussumu informou, via e-mail, sobre a criação dessa novidade no programa. Interrupção da autenticação De acordo com Andrea Teixeira, consultora tributária da FISCOSoft, para interromper o processo de autenticação dos livros, o contribuinte precisa ir até a Junta Comercial de sua comarca e solicitar a paralisação. "O Fisco, durante o cruzamento de informações, vai analisar as incoerências e tomar as medidas necessárias", contou. Conforme a especialista, não existe prazo para a Junta Comercial realizar a autenticação do livro. "É importante lembrar que os dados dos livros não são conferidos pela Junta. Ela vai verificar apenas se a taxa foi paga, se o layout está correto. Mas o que consta no arquivo é de responsabilidade do contribuinte", finalizou. Cerca de 10% dos obrigados a encaminhar a ECD até o dia 30 de junho não enviaram os dados ao Sistema Público de Escrituração Digital. Conforme balanço do Fisco, foram recebidos 43,7 mil arquivos, de um total de 7,1 mil contribuintes. O órgão não informou se a totalidade enviou o registro antes das 20h - horário limite para o não-pagamento de multa, fixada em R$ 5 mil por mês de atraso.