Por Márcio Sanson - www.administradores.com.br
A vertiginosa velocidade das transformações gerenciais e tecnológicas da atualidade não é capaz de deixar para trás os três princípios apresentados no título deste artigo - liberdade, simplicidade e produtividade - condições essenciais para se avaliar a qualidade de um ERP, sistema de gestão que automatiza grande parte das tarefas em uma empresa, facilitando a vida dos tomadores de decisão e garantindo maior vantagem competitiva no âmbito empresarial.
Começamos pela última, a produtividade, geralmente aquela que mais chama a atenção do pequeno ou médio empresário quando ele percebe, às vezes tardiamente, que a gestão de sua empresa encontra-se caótica e inoperante. Os departamentos não conversam entre si, são incomunicáveis, os estoques não estão de acordo com a demanda prevista, o fluxo de caixa ameaça levar a empresa a um empréstimo bancário com juros temerários, o patrimônio humano está sendo dilapidado pela ausência de política interna de RH, decorrente de problemas na área legal trabalhista - este é um quadro até certo ponto comum em empresas e, geralmente, resulta das limitações de seus administradores.
Atente para o seguinte: não estamos nos referindo aos casos em que os responsáveis de uma empresa não são capacitados ou não possuem talento/vocação para a atividade, mas simplesmente apontamos um tipo de administração que reluta em admitir os benefícios de um bom ERP, a ferramenta que efetivamente auxilia a controlar a gestão.
Não há no Planeta praticamente nenhuma corporação gigante que dispense o uso do ERP. Empresas de software, igualmente mastodônticas, atendem a esse segmento. Devem fazer evoluir seus produtos diariamente, tendo em vista a dinâmica do mercado. Então, se é fácil de compreender que esses programas garantem maior produtividade aos grandes conglomerados empresariais, por que o mesmo não se aplicaria às pequenas e médias empresas? É fácil e simples, também, perceber que, embora a quantidade de informações numa empresa pequena ou média seja menor de que numa outra de grande porte, os registros de todas as áreas de uma empresa menor não podem nem devem simplesmente ser mantidos em papel ou, ou que é pior, gravados na cabeça do administrador.
Afinal, nossa mente foi feita para criar e usufruir o que a vida tem de melhor. Não devemos armazenar informações que poderiam estar num HD. Nem nos preocuparmos com ocorrências antes da hora certa, como pagamentos a vencer ou outro fato corriqueiro qualquer na vida das empresas. Tudo isso pode e deve ficar por conta do ERP, de seus registros, hierarquias, prioridades e alertas. Eis algumas vantagens que o ERP pode agregar:
- Melhoria no relacionamento e na qualidade de informações sobre clientes e parceiros
- Maior agilidade para a área comercial e divulgação de campanhas de vendas
- Redução da manipulação de documentos em papel
- Criação de novos canais de venda por meio da internet
- Centralização de informações sobre filiais/franquias em uma única plataforma
- Facilitação de adaptações exclusivas entre o negócio e o sistema com ganhos de produtividade.
Uma realidade no Brasil
No Brasil, 47% das empresas usam a tecnologia para integração de dados e processos, sendo que 50% delas se apóiam em soluções de CRM para o gerenciamento das informações de seus clientes, segundo pesquisa do NIC.br (Núcleo de Informação e Coordenação do Ponto br, ligado ao comitê gestor da Internet). Isso mostra que o ERP já é uma realidade por aqui.
Aos empresários que ainda não implantaram o ERP em suas empresas, ou que estão estruturando seus negócios - os novos empreendedores - e, ainda, aos que se mostram insatisfeitos com os sistemas em funcionamento - o assunto merece reflexão. Não se deve seguir adiante sem um bom ERP. Qual o primeiro passo, então, para a implantação de uma ferramenta desse naipe na empresa? - alguém pode perguntar.
Bem, de início é preciso avaliar as características dos produtos à disposição. Por que pensar em soluções parciais quando a empresa é um conjunto complexo de pessoas, instalações físicas, produtos e capacitação? Só soluções totais interessam. Então esse aspecto adquire absoluta relevância quando o empresário parte em busca de um ERP. Nada deve ficar de fora na hora de testar a eficácia de um desses programas: setores da empresa (compras, estoque, faturamento etc.), o CRM (Customer Relationship Management), comércio eletrônico e outros componentes.
A esse conjunto deve-se somar a intuitividade para o usuário e as possibilidades de atualização. A facilidade de acesso, inclusive, não pode ser relegada ao segundo plano - jamais. Este último fator tem um nome: acesso web. Isso significa poder controlar uma empresa a distância, por meio da internet. Agora estamos nos referindo ao segundo princípio obrigatório no software de gestão: a simplicidade.
Como tudo numa empresa, o ERP também tem um custo, que é o investimento. Nesse caso, o melhor custo/benefício pode ser obtido com formas de pagamento escalonadas e flexíveis, dentro dos parâmetros de cada empresa.
A partir de criteriosa análise, portanto, não se deve postergar a implantação do melhor software de gestão possível, aquele que melhor se adapta à empresa. Só assim o administrador poderá usufruir da regalia proporcionada pelo primeiro princípio exigido ao software de gestão ideal: a liberdade.
